Elektronische Registrierung an der Uni Halle

Corona-Infektionsketten sollen in allen Bereichen leichter nachvollziehbar sein. Das gilt auch an der Uni Halle. Dort gibt es deshalb eine digitale Anwesenheitserfassung, durch die coronabedingte Infektionsketten sichtbar werden. Das IT-Servicezentrum stellt ein System bereit, über das alle Anwesenden der Lehrveranstaltungen erfasst werden können. Gebraucht werden dafür unter anderem der Studierendenausweis oder die Personalkarte.

Das Wichtigste zur elektronischen Registrierung zusammengefasst

Der Check-in für Veranstalter und Studierende sowie Mitarbeiter kann über die Löwen App erfolgen. Eine Selbstregistrierung kann entsprechend nur erfolgen, wenn Personen bei der Löwen App angemeldet sind. Smartphones müssen dabei die aktuelle Version der App nutzen. Auch bei älteren Smartphones dürfte es hier zu keinerlei Problemen kommen. Sofern eine stabile mobile Datenverbindung oder eine WLAN-Verbindung vorhanden sind, kann die Löwen App verwendet werden.

Werden Anwesende erfasst, speichert das System den Raum, die Chipseriennummer und den Zeitraum. Nach Fristablauf werden alle erhobenen Daten entsprechend der gesetzlichen Regelungen wieder gelöscht. Darüber hinaus gibt es QR-Codes, die dauerhaft gültig sind und nur noch raumbezogen zum Einsatz kommen. Zentralverwaltete Bereiche erhielten bereits im Vorfeld einen QR-Code und sind im Raum oder im Eingangsbereich zu finden.

Handelt es sich um selbstverwaltete Räume, so müssen Veranstalter und Veranstalterinnen einen eigenen QR-Code generieren. Anwesende können den Code dann vor Beginn der Veranstaltung nutzen, um die elektronische Erfassung zu starten. Online findet sich dafür eine ausführliche Anleitung, die Teilnehmer und Teilnehmerinnen Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Dort wird dann noch einmal ausführlich erklärt, wie die Löwen App installiert wird, wie der Check-in am Veranstaltungsraum durchgeführt werden kann und welche Datenschutzregelungen gelten. Alles in allem handelt es sich also um einen einfachen Vorgang, den jede Person in kürzester Zeit gemeistert haben dürfte.

Löwen App vorab ausprobieren

Damit bei der Veranstaltung dann alles gutgeht, kann die App vorab ausprobiert werden. Dafür steht ein Testraum zur Verfügung. Erstelle dort einen QR-Code und scanne dann den Code für den Raum. Wenn du im Testraum oder –gebäude einen QR-Code erstellt, werden die darüber gespeicherten Daten am Ende des Tages gelöscht. Hier erfolgt zudem auch keine Kontaktverfolgung. Es geht einzig um das Ausprobieren, damit später eine korrekte Erfassung erfolgen kann und es nicht zu unnötigen Verzögerungen kommt. Allen Veranstaltern und Veranstalterinnen wurde empfohlen, das Scannen im Vorfeld auszuprobieren, um Veranstaltungen später konfliktfrei durchführen zu können.

Ob andere Systeme zur Kontaktverfolgung zulässig seien, fragten sich Teilnehmer und Teilnehmerinnen in der Vergangenheit ebenfalls. Dies lehnt die Uni Halle aus nachvollziehbaren Gründen ab: Man wollte eine einheitliche Regelung, die mit dem IT-Servicezentrum sowie dem Kanzler abgestimmt wurde. Das entwickelte Verfahren funktioniert schnell und zentral und kann aller erforderlichen Daten sicher speichern. Die Sicherheit sowie Gesundheit aller steht bei der Löwen App im Vordergrund, weshalb andere Systeme in offiziellen Räumen nicht zulässig sind.

Der QR-Code, der über die Löwen App erstellt wird, muss in der Regel nicht ausgedruckt werden. Das ist nur erforderlich, wenn er irgendwo für alle sichtbar angebracht werden soll. Zu betonen ist außerdem noch einmal, dass das Code-System nur genutzt werden kann, wenn wirklich alle Teilnehmenden die Selbstregistrierung über ihr Handy durchführen. Als Notlösung gibt es Teilnahmebögen, welche ausgedruckt werden können. Einfacher geht es aber über das Handy, welches mittlerweile fast immer greifbar ist.

Smartphones werden bei Bedarf zur Verfügung gestellt

Unser Smartphone ist heutzutage ein Dauerbegleiter. Wir kommunizieren mit Freunden, schauen schnell nach dem Weg oder spielen kurzweilige Spiele während der Bahnfahrt. Sogar Glücksspiele, die mit einem Bonus ohne Einzahlung und anderen Aktionen locken, können mittlerweile über das Handy gespielt werden. Fast jede*r hat also mittlerweile ein Smartphone zur Verfügung. Wer sein persönliches Handy aber nur zur Datenerfassung nutzen möchte, kann auf Alternativen ausweichen: Die Uni Halle stellt an zentralen Stellen Handys zur Verfügung, die von allen genutzt werden können. Dabei ist aber zu beachten, dass nur eine begrenzte Anzahl von Smartphones bereitgestellt werden kann. Im Notfall ist eine Kontaktnachverfolgung in schriftlicher Form erforderlich. In diesem Fall nutzen Teilnehmer und Teilnehmerinnen dann die offiziellen Bögen, welche von der Universität zur Verfügung gestellt werden. Ein Link dazu findet sich online über die Check-in-Seite der MLU.

Viele Probleme und einfache Lösungen

Der FAQ-Seite der MLU sind die häufigsten Probleme und dafür vorgesehene Lösungen zu entnehmen. Zu den häufigsten Problemen gehört, dass das Handy keine Internetverbindung hat. Sollte sich das Problem nicht beheben lassen, kann ein Teilnahmebogen in ausgedruckter Form zum Einsatz kommen. Das gilt auch, wenn die Löwen App selbst nicht richtig funktionieren sollte. Hier können sich Betroffene auch an die entsprechende IT-Stelle wenden.

Möglich ist, dass Räume oder Gebäude nicht in der Auswahlliste zu finden sind. In dem Fall können diese dann eigenständig hinzugefügt werden. Die Uni Halle weist darauf hin, dass dann offizielle Kennzeichnungen zu verwenden sind, sodass auch andere Teilnehmende den Raum oder das Gebäude schnell finden können.

Sollten sich darüber hinaus Adressdaten ändern, sind diese im Löwenportal zu ändern. Das können Teilnehmer und Teilnehmerinnen selbstständig machen. Wichtig ist, dass sowohl die Telefonnummer als auch die Adresse immer auf dem aktuellen Stand sind. Nur so ist eine nahtlose Kontaktnachverfolgung möglich.

Rechtliches: Deshalb müssen Daten erfasst werden

Viele Menschen gehen sehr sorgsam mit ihren persönlichen Daten um. Nur ungern gibt man online persönliche Details preis – und das völlig zurecht. Die Coronapandemie macht es nun aber nötig, Personendaten zu speichern, um Infektionsketten nachvollziehen zu können. Die Uni Halle handelt dabei im Sinne der Corona-Verordnung, die von Sachsen-Anhalt verabschiedet wurde. Präsenzveranstaltungen sollen damit wieder möglich werden und den Uni-Alltag weitestgehend normalisieren. Auch Sicherheits- und Hygienebedingungen, die das Land festgelegt hat, sind in den Räumlichkeiten einzuhalten.

Die gespeicherten Daten dienen einzig dem Zweck der Nachverfolgung von Kontakten. Eine andere Verwendung ist ausdrücklich ausgeschlossen. Gespeichert wird zudem nur die Chipseriennummer der Personalkarte oder Uni-Service-Card. Auch zeitliche Daten und Raumdaten müssen gespeichert werden, damit erfolgreiche Nachverfolgungen möglich sind. Nach vier Wochen werden dann alle Daten automatisch gelöscht.

Sollte die Kontaktverfolgung notwendig sein, wird dies von den Gesundheitsämtern in die Wege geleitet. Die Uni Halle ist in dem Fall aufgefordert, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Personal- und Matrikelnummern, die von Bedeutung sind, werden im Anschluss ermittelt. So können dann alle relevanten Personen informiert werden.